Leverancierswitch

Op het moment dat bedrijven er na zorgvuldige overwegingen voor kiezen over te stappen naar een nieuwe leverancier van smeermiddelen is één van de belangrijkste taken gelegen in het zodanig managen van het overgangsproces, dat er geen storingen optreden en/of ongeplande stilstand ontstaat.

De switch naar een nieuwe smeermiddelen leverancier is natuurlijk niet zomaar een stap. Hoewel smeermiddelen over het algemeen slechts een zeer beperkt aandeel hebben in het totale onderhoudsbudget, spelen ze binnen het productieproces wel degelijk een essentiële rol. Een gegeven dat vaak wordt onderschat, maar een onjuiste keuze van smeermiddelen leidt onherroepelijk tot storingen en zelfs ongeplande stilstand, met alle (financiële) gevolgen van dien. Betrouwbaarheid, zowel van producten als services, zou dan ook het belangrijkste selectiecriterium dienen te zijn tijdens het keuzeproces voor een nieuwe leverancier. Is eenmaal een eerste voorselectie gemaakt voer dan, in samenwerking met de potentiële nieuwe leverancier, op enkele specifieke plaatsen binnen het productieproces  uitgebreide testcases uit. Dit geeft de mensen op de werkvloer de kans ervaring op te doen met de nieuwe smeermiddelen en draagt bij aan het kweken van intern commitment.

Is eenmaal definitief het licht op groen gezet voor de switch naar een nieuwe leverancier, dan begint de grote uitdaging om de geleidelijke overgang in goede banen te leiden. De ideale situatie, het in één run vervangen van de ‘oude’ door de nieuwe smeermiddelen, is nu eenmaal geen realistische optie. Veel productieomgevingen kennen nu eenmaal een diversiteit aan productielijnen en machines met verschillende onderhouds- en verversingsintervallen. Ook uit financieel oogpunt zou het niet rendabel zijn om in één keer te switchen, omdat in bijna alle gevallen nog een (grotere) voorraad ‘oude’ smeermiddelen voorhanden is.

Gezien het feit dat er in de overgangsfase sprake is van een gemixte voorraad (oude en nieuwe smeermiddelen) behoeft het voorraadbeheer dan ook extra attentie. Enerzijds om te bewaken dat eerst alle ‘oude’ voorraad daadwerkelijk wordt verbruikt,  anderzijds om zorg te dragen voor een tijdige beschikbaarheid van de voorraad nieuwe smeermiddelen, zodat er geen sprake van misgrijpen kan zijn. Daarnaast is het juist managen van het voorraadbeheer cruciaal om ook het risico op het foutief picken van smeermiddelen – met storingen en/of ongewenste stilstand tot gevolg – uit te sluiten. In dat licht bezien is het dan ook zeer aan te bevelen om de beschikking te hebben over een actuele lijst met een overzicht van de huidige smeermiddelen en de betreffende machines waar ze worden ingezet. Ontwikkel vervolgens eenzelfde lijst met betrekking tot de nieuw in te zetten smeermiddelen, waarin per product duidelijk wordt aangegeven voor welk huidig smeermiddel het als equivalent dient. Voeg  een korte gebruiksaanwijzing toe en combineer vervolgens beide lijsten tot één overzichtslijst. Deze kan als een soort van ‘smeermiddelen handleiding’ dienen en behoort alle van belang zijnde informatie te bevatten. Zorg er dan voor dat deze handleiding bij alle betrokkenen bekend  en makkelijk en centraal toegankelijk is en – net zo belangrijk – verwerk ten alle tijde actuele updates. Verder dienen alle betrokkenen een training te volgen, wat uiteraard door de nieuwe leverancier  verzorgd kan worden. Deze kan in groepsverband plaatsvinden, maar als dat organisatorisch niet mogelijk is wegens wisselende dienstroosters, kan dat uiteraard ook middels één-op-één sessies.

Het vervangen van de oude door de nieuwe smeermiddelen zal, voor wat betreft de  compactere productielijnen, plaatsvinden tijdens de geplande stops. Let er daarbij wel op dat, na afvoer van de ‘oude’ smeermiddelen, de machines en/of onderdelen grondig worden gereinigd zodat er geen residu achterblijft. Vooral op plaatsen waar met vetten wordt gesmeerd is dit van eminent belang. Ook dit kan in samenwerking en overleg met de nieuwe leverancier worden georganiseerd. Is er sprake van volcontinu systemen, dan is een andere aanpak van toepassing en is het zaak om op basis van de resultaten van de regelmatig uit te voeren olie analyses te handelen. De daadwerkelijke switch van oude naar nieuwe smeermiddelen vindt in dat geval plaats op het moment dat de conditie van de olie van een dusdanig niveau is, dat verversing is gewenst. Ook in deze situatie heeft het, om de reeds eerder genoemde redenen, geen nut om smeerolie strikt eerder dan noodzakelijk te vervangen en/of op voorraad staande smeerolie ongebruikt af te voeren.

Bewaak gedurende dit hele overgangsproces wel de accurate update van de ‘smeermiddelen handleiding’ en informeer alle betrokkenen direct over doorgevoerde wijzigingen. Om het geheel daarbij overzichtelijk te houden is het te adviseren om zodra het ‘oude’ smeermiddel definitief is vervangen door het nieuwe, alleen nog dit laatste in de handleiding te vermelden. Ook het etiketteren van machines en/of onderdelen is een uitstekend hulpmiddel om verwarring te voorkomen. De etiketten worden dan voorzien van de juiste benaming van het smeermiddel en kunnen waar nodig tijdig worden aangepast.

Ten slotte is het qua communicatie ook essentieel om intern zowel feedback te vragen als te verstrekken. Het regelmatig updaten van betrokkenen over de voortgang van het proces, wijzigingen die hebben plaatsgevonden en het verzamelen en delen van ervaringen versterkt het commitment binnen de organisatie met betrekking tot dit gehele proces.

Met het volgen van bovenstaand stappenproces worden in ieder geval de voorwaarden gecreëerd om de switch van leverancier zo soepel mogelijk te laten verlopen. De bestaande ‘oude’ voorraad smeermiddelen wordt hierbij volledig benut zonder afgeschreven te worden terwijl de gefaseerde implementatie van de nieuwe smeermiddelen soepel, zonder storingen en/of ongewenste stilstand én met het commitment van de organisatie in gang gezet kan worden.